Quanto custa desenvolver um sistema sob medida

"Quanto custa um sistema?" é a primeira pergunta de quase todo cliente, e a resposta honesta é que depende. Isso irrita, mas tem motivo: um cadastro com três telas e um sistema com estoque, financeiro, nota fiscal e aplicativo são coisas diferentes, do mesmo jeito que uma reforma de banheiro e uma casa nova.

Dá para chegar bem perto do número antes de pedir orçamento, porém. Basta entender do que o preço é feito.

O preço é tempo de gente

Quase todo o custo de um software sob medida é hora de trabalho: análise, design de telas, programação, testes e implantação. Servidor e licenças pesam pouco perto disso. A conta que toda empresa de software faz, aberta ou não, é esta:

horas estimadas × valor da hora da equipe

O valor da hora varia com a região, a senioridade e o tipo de empresa. Freelancer cobra menos e assume menos risco; uma software house cobra mais porque entrega com gestão, testes, design e alguém respondendo se der problema. Desconfie de orçamento muito abaixo da média. Normalmente ele esconde horas que não foram contadas e que vão aparecer como aditivo no meio do projeto.

O que faz as horas crescerem

Número de perfis de usuário

Cada tipo de pessoa que usa o sistema (administrador, vendedor, cliente, financeiro) tem telas e permissões próprias. Um sistema com um perfil é muito mais barato que um com cinco.

Integrações

Emitir nota fiscal, receber pagamento, mandar mensagem no WhatsApp, puxar dados de um ERP antigo. Cada integração tem documentação, ambiente de testes, certificados e casos de erro. É comum uma única integração custar o mesmo que várias telas. Falamos disso com mais detalhe em integração de nota fiscal com o seu sistema e em WhatsApp com API oficial.

Aplicativo para celular

Um sistema web que funciona bem no celular resolve a maior parte dos casos. Se precisar de app nas lojas, o esforço sobe. Antes de decidir, vale ler PWA ou aplicativo nativo.

Regras de negócio que ninguém escreveu

Comissão que muda por região, desconto que depende do estoque, aprovação em três níveis. Essas regras moram na cabeça de alguém da empresa e só aparecem no meio do projeto. Quanto mais delas forem descobertas antes, menor a surpresa no preço.

Como estimar antes de pedir orçamento

Faça uma lista simples com quatro colunas: quem usa, o que essa pessoa precisa fazer, de onde vêm os dados e para onde eles vão. Só isso já permite que qualquer fornecedor sério dê uma faixa de preço na primeira conversa.

Se quiser ir além, escreva um escopo curto. Mostramos como em como escrever o escopo de um projeto de software. Escopo bom reduz o preço, porque reduz o risco que o fornecedor precisa embutir na conta.

Comece menor do que você imagina

O jeito mais seguro de gastar bem é dividir o sistema em fases. A primeira entrega resolve o problema que mais dói, vai para o uso real e mostra o que de fato importa. Muita função que parecia essencial no papel perde a prioridade depois de duas semanas de uso. Assim você paga primeiro pelo que gera retorno e decide o resto com dados.

Os custos que continuam depois da entrega

O sistema no ar tem custo mensal, mesmo que pequeno:

• Hospedagem, banco de dados e backups.
• Domínio, certificados e serviços de terceiros (envio de e-mail, mensagens, emissão de notas).
• Manutenção: atualização de bibliotecas, correção de falhas de segurança e ajustes quando uma integração muda de versão.
• Evolução: as melhorias que você vai querer depois de usar.

Uma regra de bolso usada no mercado é reservar por ano algo entre 15% e 20% do valor do desenvolvimento para manutenção. Não é lei, mas ajuda a não tratar o software como compra única. Sistema sem manutenção envelhece rápido, principalmente na parte de segurança.

Perguntas para fazer ao fornecedor

• O orçamento é fechado ou por hora? Se for fechado, o que acontece quando o escopo muda?
• O código-fonte fica com a minha empresa?
• Onde o sistema vai rodar e em nome de quem fica a conta do servidor?
• Como funcionam suporte e manutenção depois da entrega, e quanto custam?
• Posso ver um sistema parecido que vocês fizeram e que esteja em uso?

A última pergunta é a mais reveladora. Quem já entregou algo parecido erra menos na estimativa e consegue mostrar o resultado funcionando, em vez de só prometer.