Software sob medida ou sistema pronto, como decidir

Toda empresa que cresce chega a um ponto em que a planilha não dá mais conta. Aí aparecem duas opções: assinar um sistema pronto (um SaaS, pago por mês) ou mandar fazer um sob medida. Nenhuma das duas é sempre a certa. A escolha depende de quanto o seu processo é comum e de quanto ele é o motivo de o cliente comprar de você.

Quando o sistema pronto ganha

Se o processo é igual ao de milhares de empresas, alguém já resolveu. Contabilidade, folha de pagamento, emissão de boleto, agenda simples e loja virtual básica têm opções prontas boas, testadas por muita gente e com suporte.

O sistema pronto ganha quando:

• O processo é padrão e você não ganha nada fazendo diferente.
• Você precisa começar esta semana, não daqui a três meses.
• O orçamento não comporta o desenvolvimento nem a manutenção depois.
• A equipe aceita se adaptar ao jeito do sistema.

O custo escondido é a adaptação. A empresa muda o próprio processo para caber no software, e às vezes isso é bom, porque o software traz uma prática melhor do que a que existia.

Quando o sob medida compensa

O sistema sob medida faz sentido quando o processo é o diferencial do negócio ou quando nenhum produto pronto cobre o que você faz sem gambiarra.

Sinais de que chegou a hora:

• A equipe usa três ou quatro sistemas e copia dados de um para o outro na mão.
• Você paga por um SaaS caro e usa 20% dele, mas falta justamente o que importa.
• A regra de negócio é específica do seu setor e o sistema pronto obriga a contorná-la.
• O custo por usuário do SaaS cresce mais rápido que a receita.
• Você quer vender a solução para outras empresas com a sua marca.

O último caso é comum entre clientes nossos. Uma empresa resolve o próprio problema, percebe que o concorrente tem o mesmo e passa a vender o sistema. Isso só é possível quando o código é seu.

O caminho do meio

Entre "assinar tudo" e "fazer tudo" existe uma opção que muita gente ignora: manter os sistemas prontos que funcionam e desenvolver só a peça que falta.

Exemplos:

• O ERP continua, e um painel sob medida junta os dados dele com os do CRM e manda alertas no WhatsApp.
• A loja virtual continua, e uma integração emite a nota e atualiza o estoque sozinha.
• A planilha da equipe vira um sistema web pequeno, com login e histórico, sem trocar o resto.

Essa estratégia costuma ter o melhor custo-benefício. O desenvolvimento é menor, o risco é menor e a empresa não precisa trocar de sistema de uma vez. Falamos das integrações mais comuns em como integrar emissão de nota fiscal ao seu sistema.

Faça a conta em três anos

Compare o custo total, não a mensalidade contra o orçamento. De um lado, mensalidade vezes número de usuários vezes 36 meses, somada às horas que a equipe perde com contornos. Do outro, desenvolvimento somado à hospedagem e à manutenção pelo mesmo período. O post quanto custa desenvolver um sistema sob medida mostra o que entra nessa segunda parte.

Muitas vezes o SaaS continua mais barato, e tudo bem. Outras vezes a conta vira no segundo ano, quando a equipe dobra e a mensalidade vem junto.

O que perguntar antes de decidir

1. Esse processo me diferencia do concorrente ou é igual ao de todo mundo?
2. Quanto tempo por semana a equipe perde com retrabalho por falta de sistema?
3. Se o fornecedor do SaaS subir o preço ou fechar, o que acontece com os meus dados?
4. Daqui a dois anos, o sistema ainda cabe no tamanho da empresa?

Se as respostas apontam para "é igual a todo mundo", assine o pronto e gaste energia em vender. Se apontam para "é aqui que a gente ganha", o sistema é parte do produto e merece ser seu.